Wenn du Bürohengst oder Schreibtischstute bist, schreibst du jeden Tag eine Menge Texte – E-Mails und Chatnachrichten, Präsentationen, Berichte oder Besprechungsprotokolle. Aber hast du in deiner Ausbildung oder in deinem Studium je gelernt, wie du diese Texte gut schreibst?
Nein? Macht nix, es ist noch nicht zu spät. In diesem Artikel teile ich die wichtigsten Tipps für das Schreiben guter Texte im Arbeitsalltag mit dir.
Warum gutes Schreiben im Job so wichtig ist
Gutes Schreiben ist im Berufsleben eine unterschätzte Fähigkeit. Denn zum einen willst du ja verstanden werden. Gute Texte reduzieren zeitfressende Nachfragen und lästige Missverständnisse. Zum anderen entscheiden deine Texte in vielen Fällen darüber, wie du von deiner Kollegschaft, deiner Kundschaft und deiner Chefin oder deinem Chef wahrgenommen wirst.
Nicht überzeugt? Hier sind ein paar Gründe, warum gutes Schreiben dir für deine Karriere zugutekommt:
- Gutes Schreiben spart dir Zeit. Wenn deine Texte auf Anhieb verständlich sind, musst du keine Missverständnisse klären oder Nachfragen beantworten. Du hast ja bestimmt auch so schon genügend zu tun.
- Gute Texte lassen dich professionell wirken. Gute Formulierungen hinterlassen bei Leserinnen und Lesern einen besseren Eindruck als Tippfehler und umständliche Sätze. Dein Ansehen steigt dadurch. Und ein guter Ruf ist ja nun immer vorteilhaft.
- Mit guten Texten kannst du andere überzeugen. Du willst jemanden auf deine Seite bringen? Von deiner Idee überzeugen? Etwas verkaufen? Dann solltest du unbedingt lernen, wie du klar und überzeugend formulierst.
Es lohnt sich also in jedem Fall, zu lernen, wie du gute Texte schreibst.
Was macht gute Texte aus?
Wenn alle wüssten, wie man gut schreibt, würde niemand mehr unverständlich und umständlich formulieren. Aber vielen Menschen ist gar nicht so bewusst, was einen guten Text überhaupt ausmacht.
Ein guter Text …
- … sorgt nicht für Verwirrung. Er ist klar, leicht zu lesen und bringt die jeweilige Botschaft auf den Punkt.
- … ist logisch und nachvollziehbar aufgebaut.
- … ist so geschrieben, dass die beabsichtigte Leserschaft ihn problemlos versteht.
- … lässt keine offensichtlichen Fragen offen.
- … bewirkt das, was seine Verfasserin beabsichtigt.
- … bringt Leserinnen nicht ins Stocken.
- … wird gern gelesen.
3 essentielle Tipps, um gute Texte zu schreiben
Im Internet und in Schreibratgebern findest du viele, viele Schreibtipps und ellenlange Listen von Dingen, die du beim Texten beachten sollst. Vieles davon ist zweifellos richtig. Ich glaube aber, wenn du dich erstmal ins Schreiben reinfinden musst und ohnehin nur den einen oder anderen Text verfasst, dass du dich von dieser Flut an Ratschlägen überfordert fühlen wirst.
Deshalb habe ich dir die drei meiner Ansicht nach wichtigsten Tipps für bessere Texte herausgesucht. Sie beziehen sich jeweils auf eine der drei Textphasen – vor dem Schreiben, beim Schreiben und nach dem Schreiben.
Tipp 1 - Vor dem Schreiben: Wisse, was du sagen willst.
Viele Texte sind schwer verständlich, weil die Verfasserin nicht weiß, was genau drinstehen soll. Wie kann das überhaupt sein? Selbst wenn man null Komma null Texttalent hat, weiß man doch, was man sagen will, oder? Theoretisch ja.
Praktisch … naja. Insbesondere wenn man viele oder komplexe Informationen vermitteln möchte oder wenn es schnell gehen muss, fällt es schwer, Klarheit zu bewahren. Deshalb würde ich dir dringend empfehlen, vor dem Schreiben folgende Dinge zu bestimmen:
- Was soll die Kernaussage meines Texts (der sogenannte Küchenzuruf) sein?
- Welche Informationen sind für die Leserin am wichtigsten, welche weniger wichtig und welche unwichtig?
- Was möchte ich mit dem Text erreichen?
- Was weiß meine Leserin und was weiß sie noch nicht?
- In welcher Reihenfolge sollte ich Informationen präsentieren?
- Wie kann ich mich am verstandlichsten ausdrücken?
Zwischen „Ich muss der Kollegin das mitteilen“ und „Ich greife in die Tasten“ solltest du also einen Moment innehalten – egal wie dringlich dein Anliegen ist – um diese Aspekte zu klären.
Wenn du einen kurzen Text schreibst, liste dir einfach die Informationen, die du unterbringen willst, vorher auf einem Schmierzettel auf und bringe sie in eine logische Reihenfolge. Und dann schreib los.
Ist dein Text länger, empfehle ich dir, eine Gliederung zu machen. So vergisst du nichts, bringst schon vorher alles in eine sinnvolle Reihenfolge und kannst dich schließlich komplett aufs Schreiben konzentrieren.
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Tipp 2 – Beim Schreiben: Drück dich nicht so kompliziert aus.
Eigentlich ist es ganz einfach: Wenn du einen guten, verständlichen Text schreiben möchtest, mach dir nicht so viele Gedanken. Mach stattdessen das, was du auch tun würdest, wenn du jemandem den Inhalt erzählst. Nämlich:
- Bilde einfache Sätze: Geschriebene Inhalte müssen nicht komplizierter sein als Gesprochenes. Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung zu Bandwurmsätzen. Ein Satz ein Gedanke, Punkt. Nächster Satz, nächster Gedanke, Punkt. Und so weiter.
- Verwende klare Worte: Du musst auch nicht vornehmer klingen als im Gespräch. Wenn du ein Wort nicht mündlich verwenden würdest (z. B. bezugnehmend auf, Kenntnisnahme oder ferner), musst du es auch nicht schriftlich verwenden. Nimm ein Einfacheres.
- Setze auf Verben: Sagst du „Wir müssen dazu noch eine Besprechung abhalten“ oder „Wir müssen das noch besprechen“?. Garantiert Letzteres. Und das solltest du auch schreiben. Denn das macht es für dich leichter zu schreiben und für dein Gegenüber einfacher zu verstehen. Verben schaffen Klarheit. Ziehe sie also Nomen vor.
- Formuliere im Aktiv: Der Verbalstil zwingt dich fast automatisch dazu, im Aktiv zu formulieren. Und das ist auch gut so. Denn Passiv-Konstruktionen machen Texte weniger verständlich. Schau: „Der Besprechungsraum sollte nach Beendigung des Meetings in seinen Ursprungszustand zurückversetzt werden“ vs. „Bitte räumen Sie nach der Besprechung den Raum wieder auf“. Satz zwei ist viel direkter.
- Formuliere positiv: Auch Verneinungen blähen Texte unnötig auf. Formuliere deshalb, wenn möglich, positiv. Schreibe statt „er war nicht abgeneigt“ lieber „er war interessiert“. Positiver, kürzer, besser.
Tipp 3: – Nach dem Schreiben: Lies deinen Text mit den Augen deiner Leserin.
Texte schreibst du in der Regel nicht für dich, sondern für andere. Und deshalb solltest du beim Verfassen immer an deine Leserin denken. Richte den Text an ihr aus.
Dafür musst du natürlich wissen, wer sie ist. Denn für verschiedene Zielgruppen formuliert man auch unterschiedlich (wenn auch nicht radikal anders). Um einen Text also für deine Leserin verständlich aufzubereiten, musst du wissen (oder vermuten):
- was sie weiß und was sie nicht weiß,
- welche Erwartungen sie hat,
- welche Bedürfnisse sie hat,
- was sie interessiert,
- welchen Schreibstil sie erwartet bzw. versteht.
Formuliere deine Inhalte entsprechend dieser Punkte. Das bedeutet manchmal auch, die eigene Eitelkeit hinten anzustellen und die verständliche Formulierung statt die in deinen Augen cleverere zu wählen, oder einen Witz wegzulassen, weil er wahrscheinlich nicht verstanden würde.
Fazit: Gutes Schreiben ist einfacher, als du denkst
Gutes Schreiben ist eine Fähigkeit, die dir im Job enorm weiterhelfen kann. Wenn du dir vor dem Schreiben klar machst, was du sagen willst, dich einfach und klar ausdrückst und am Ende deinen Text mit den Augen deiner Leserin überprüfst, bist du auf dem richtigen Weg.
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