Die Geschäftswelt 2024: Männer tragen kaum noch Krawatten; zum Telefonieren nehmen wir nicht den Hörer in die Hand, sondern setzen uns ein Headset auf; und viele von uns arbeiten von zu Hause in Jogginghose (sei ehrlich!). Aber dennoch glaubt eine überraschend große Zahl von Menschen, eine E-Mail müsste klingen, als wäre es 1952. Das fängt bei „Sehr geehrte Damen und Herren“ an und hört bei Formulierungen wie „hiermit möchte ich Ihnen mitteilen“ leider noch nicht auf. Deshalb will ich dir in diesem Artikel zeigen, wie man eine gute, moderne E-Mail schreibt.
Wie schreibt man eine moderne E-Mail?
Lass uns doch mal den Aufbau einer klassischen E-Mail durchgehen und uns ansehen, wie man jedes Element kompetent und zeitgemäß umsetzt.
1. Der Betreff: präzise & knapp
- Das Wichtigste: Formuliere den Betreff deiner E-Mail so konkret wie möglich, aber fasse dich kurz.
Wofür ist der Betreff da? Einerseits um der Empfängerin schon vor dem Öffnen der Mail zu signalisieren, worum es darin geht. Andererseits, um sie zu einem späteren Zeitpunkt leicht wiederzufinden.
In den Betreff solltest du also das Thema deiner Nachricht packen – idealerweise so konkret und knapp wie möglich (auch wegen der Darstellung des Betreffs auf dem Smartphone).
Oft schreibt man E-Mails zeitnahe, etwa nach einem Telefonat oder einer Besprechung, wenn allen Beteiligten das Besprochene noch frisch im Kopf ist. Wenn du den Betreff deiner E-Mail schreibst, solltest du aber immer langfristig denken: Was, wenn man diese E-Mail in einem halben Jahr wiederfinden möchte?
Trotzdem tragen viele E-Mails einen Betreff wie „Vertriesmeeting“, „Kurze Rückfrage“ oder „Vertrag“. Danke für nichts. Welches Meeting? Rückfrage zu was? Und welcher Vertrag genau? Bessere Betreffe wären „Zusammenfassung Vertriebsmeeting zur Kundengewinnung – Oktober 2021“, „Rückfrage zu Auftrag 5/2022 – Küchenplanung“ und „Arbeitsvertrag für K. Müller“.
Gibt es als Reaktion auf die ursprüngliche E-Mail einen reges Hin und Her, dann trägt sie oft den einen Betreff wie „Re: AW: Re: AW: Arbeitsvertrag für K. Müller“. Bevor du wiederum darauf antwortest, überprüfe, ob es wirklich noch um besagten Arbeitsvertrag geht, oder ob du und dein Gegenüber inzwischen über ein ganz anderes Thema redet und passe den Betreff gegebenenfalls an.
Ganz übel sind E-Mail-Betreffe wie „So nicht“, „Lass uns das mal besprechen“ und „Was soll das?“. Das ist, wie wenn dein*e Partner*in zu dir sagt: „Wir müssen mal reden“. Du nimmst erstmal an, es gibt einen Satz heiße Ohren. Aber dann geht’s doch nur um die Farbe der Fliesen fürs Gäste-WC.
2. Die Anrede: modern & individuell
- Das Wichtigste: Nach der Anrede kommt ein Komma. Anschließend geht es mit einem Kleinbuchstaben weiter.
Wenn etwas „vorheriges Jahrhundert!“ schreit, dann doch wohl „sehr geehrte Damen und Herren“. Eine Formulierung, die außer Politiker*innen niemandem je über die Lippen kommt. Warum würde man sie also schriftlich verwenden? Und auch noch in E-Mails? „Hochachtungsvoll“ schreibt noch auch niemand mehr.
- Weil man manchmal nicht weiß, wie die Person, die die E-Mail lesen wird, heißt? Dann schreibe „Guten Tag“.
- Weil man nicht per Du ist und deshalb höflich bleiben möchte? „Guten Tag, Frau Schmidt“ ist auch höflich.
- Weil es sich um eine Geschäftsmail handelt? Die wird auch nur von Menschen wie dir und mir gelesen.
- Weil man das halt so macht? Mööp, Antwort wird nicht akzeptiert.
Ich finde, „Guten Tag“ ist vollkommen ausreichend, auch wenn man eine formelle E-Mail schreibt. Wenn du dein Gegenüber gut kennst, kannst du natürlich auch „Hallo, Ulla“, „Hi, Peter“ oder „Servus, du alte Wursthaut“ schreiben.
Übrigens: Zwischen „Guten Tag“ oder „Hallo“ und dem Namen steht korrekterweise ein Komma. Es gibt Leute, die das komisch finden (wahrscheinlich, weil man es so selten sieht). Falls es dir auch so geht, habe ich gute Nachrichten: Es ist auch geduldet, das Komma wegzulassen.
3. Der Hauptteil: Eine gute E-Mail schreiben
Nun geht’s ans Eingemachte, das was dich eigentlich interessiert: wie man eine gute E-Mail schreibt.
3.1 Der Inhalt: clever vorgehen
Um eine gute und verständliche Mail zu schreiben, solltest du dir schon vorher Gedanken machen, was du überhaupt sagen willst. Schreib nicht einfach ohne Plan los. Denn dann läufst du Gefahr, einen schlecht strukturierten Text zu verfassen, ins Schwafeln zu kommen oder wichtige Aspekte zu vergessen.
Eine E-Mail ist erstmal ein Text wie jeder andere und deshalb gilt für sie das Gleiche, wie für andere Texte: Gute Texte schreiben: Die 5 wertvollsten Tipps
Aber die E-Mail, besonders die Geschäfts-E-Mail, hat auch ein paar Besonderheiten. Deshalb hier ein paar Ratschläge speziell für deine elektronische Post:
- Behandle in deiner E-Mail nur ein (Ober-)Thema. Gibt es andere Dinge, die du mit derselben Person oder Empfängergruppe besprechen möchtest, schreibe eine weitere E-Mail.
- Du schreibst an mehrere Empfänger*innen und möchtest Antworten auf deine Fragen oder dass etwas erledigt wird? Sprich eine Person direkt an, z. B. „Susanne, wie sehen die Umsatzzahlen für Februar aus? oder „Klaus, bitte vereinbare einen Termin mit Margarethe“. Sprichst du alle an, fühlst sich niemand zuständig und du wirst vergeblich auf eine Antwortmail warten.
- Kommuniziere Fristen und Dringlichkeit, statt darauf zu vertrauen, dass dir Leute zeitnah antworten. Dafür kannst du in Microsoft Outlook zum Beispiel eine E-Mail mit hoher Priorität senden.
- Schreib deine E-Mail so, dass sie auch ohne Lektüre des vorherigen Schriftverkehrs oder Beteiligung an der vorangegangenen Unterhaltung verständlich ist. Es mag dir komisch vorkommen, mehr Details aufzunehmen, als du zum Zeitpunkt des Schreibens für notwendig hältst, oder Dinge zu wiederholen, die du schon zwei E-Mails vorher erwähnt hast. Aber der Empfängerin hilft es. Denn du weißt nicht, wann sie deine E-Mail liest und woran sie sich noch erinnert.
3.2 Text verfassen: verständlich schreiben
Halte dich so kurz wie möglich. Niemand will seitenlange E-Mails lesen. Schwafle nicht und bilde keine Bandwurmsätze, in denen zwanzig Kommas vorkommen, aber nur drei Punkte. Wenn du dazu tendierst, Nebensatz an Nebensatz zu hängen und ellenlange Absätze zu schreiben, behalte folgende Devise im Hinterkopf: Ein Satz ein Gedanke. Ein Absatz ein Gedankengang. Hab Mut zum Punkt. Kurze Sätze sind keine Schande.
Vermeide Abkürzungen, von denen du nicht sicher weißt, ob sie die Empfängerin kennen. Es nervt dich aber, Desoxyribonukleinsäure immer auszuschreiben? Dann schreibe es einmal aus und setzte die Abkürzung in Klammern dahinter. Von nun an ist es ok, nur noch DNS zu schreiben.
Es gibt eine Reihe von veralteten Formulierungen, die nichtsdestotrotz ständig in E-Mails verwendet werden. Dazu zählen „bezugnehmend auf“ oder „hiermit“. Würdest du das mündlich sagen? Nein, also verzichte auch in deinen Geschäftsmails darauf. Hier sind einige weitere Ausdrücke, die du ersatzlos streichen oder einfacher ausdrücken kannst:
- vielen Dank für das freundliche Telefonat
- wie telefonisch besprochen
- wir möchten Ihnen mitteilen
- zwecks
- mittels
- bezüglich
- hinsichtlich
3.3 Formatierungen: praktisch & nutzerfreundlich
Jede Mail-Software bietet Formatierungsmöglichkeiten. Nutze sie, um deine Inhalte leichter erfassbar zu machen.
- Aufzählungen: Statt viele Dinge hintereinander zu schreiben, liste sie mit Gliederungspunkten auf.
- Fett, kursiv, unterstrichen & farbliche Hervorhebung: Eine Info ist besonders wichtig? Dann signalisiere das auch optisch.
- Ankertexte für Links: Statt einen ewig langen Link in den Fließtext reinzuklatschen, nutze ein strategisches Wort als Ankertext.
- Erwähnungen: In Microsoft Outlook kannst du Leute mit @ erwähnen. Sie werden dann automatisch der Empfängerliste hinzugefügt.
Achte außerdem darauf, genügend Absätze zu machen. Eine Textwüste ist viel schwerer zu lesen und macht es unwahrscheinlicher, dass dein Text zu Ende gelesen wird.
4. Die Grußformel: modern & einheitlich
- Das Wichtigste: Nach der Schlussformel folgt kein Komma.
Achte darauf, dass Anrede und Grußformel deiner E-Mail zusammenpassen. Oben „Guten Tag“ und unten „lieben Grüße“ ist wie ne Karohose mit nem Streifenshirt zu tragen.
Der Klassiker in Geschäftsmails „Mit freundlichen Grüßen“ ist so steif wie die „sehr geehrten Damen und Herren“. „Freundliche Grüße“ sind völlig ausreichend, auch „herzliche“ und „viele“ Grüße passen oft.
Viele haben das Bedürfnis, die Grüße zu individualisieren, und schreiben dann sowas wie „Sonnige Grüße“ oder „Viele Grüße aus dem verregneten Hamburg“. Naja, wem’s gefällt. Das ist auf jeden Fall besser als „MfG“ oder sonstiger altmodischer Kram.
Übrigens: Prüfe, ob du überhaupt eine Grußformel brauchst oder ob diese bereits Teil deiner E-Mail-Signatur ist. Oft wird doppelt gegrüßt.
Bonustipps, um gute E-Mails zu schreiben
Eine gute E-Mail zu schreiben bedeutet mehr, als nur Betreff bis PS gut zu formulieren. Daher folgen jetzt noch drei Ratschläge, die über das eigentliche Schreiben hinausgehen.
Lies immer Korrektur
Bevor du deine Mail abschickst, lies nochmal alles durch, korrigiere Tippfehler und füge fehlende Kommas ein.
Achte besonders auf Namen. Nichts wirkt unprofessioneller (und tut einem mehr weh, wenn man es im Nachhinein feststellt), als Namen falsch zu schreiben. Auch ganz böse: Leuten das falsche Geschlecht zuordnen. Prüfe deshalb auf jeden Fall vor dem Abschicken, ob der Herr wirklich ein Herr, die Frau wirklich eine Frau, Christina nicht eine Kristina ist und ob keine unlogischen Kombinationen von Anrede und Namen, à la „Herr Christina Müller“ entstanden sind.
Achtet außerdem auf die richtige Schreibweise von Firmennamen und Produkten. So wie ein iPhone kein Iphone oder I-Phone ist, können auch Firmen und Produkte unkonventionell geschrieben werden.
Prüfe, ob der Anhang anbei ist
Wegschicken und dann merken, dass der Anhang fehlt: der absolute Klassiker beim E-Mail-Schreiben. Das passiert uns allen gelegentlich und ich habe leider keinen „Hack“ für dich, wie du das vermeiden kannst. Ich kann dir nur raten, dir anzugewöhnen, vor dem Klick auf „Senden“ nach dem Büroklammer-Symbol zu spähen.
Frage dich, ob es wirklich eine E-Mail sein muss
E-Mails sind super praktisch, aber manchmal muss man einfach miteinander sprechen. Wenn du innerhalb von zwei Stunden die fünfte Mail an die gleiche Person gesendet hast, hättet ihr euch beide viel Zeit (und wahrscheinlich Nerven) sparen können, wenn ihr einfach telefoniert hättet.
Auch E-Mails mit Kolleginnen sind oft Unsinn. Nutzt eine Kollaborationsplattform wie Microsoft Teams, Slack oder einen Gruppenchat. Das geht viel schneller und ihr spart euch das ewige „Hallo, Martin“ und „Liebe Grüße Sandy“.
Fazit: Wie schreibt man eine gute E-Mail? Simpel.
Vielleicht sträubt sich etwas in dir, wenn du dir vornimmst, diese Tipps zu befolgen. „Ich kann doch nicht nicht sehr geehrte Damen und Herren schreiben?“, denkst du dir vielleicht.
Das überrascht mich nicht. Denn du bist es gewohnt, das zu tun. Aber nur, weil man etwas schon immer macht, heißt das nicht, dass man es weiter machen sollte. Glaubst du wirklich, dass es dir jemand übelnimmt, wenn du sie nicht sehr ehrst? Ebenso ist es nicht unhöflich, gestelzte Formulierungen wegzulassen. Es macht dich authentisch und zumindest in meinen Augen sympathischer.
Deshalb: Glaube nicht, auf eine bestimmte Weise schreiben zu müssen. Schreibe, was du wirklich meinst. Und lass angestaubte Formulierungen hinter dir.
