In deutschen Büros wird sich heute normalerweise geduzt, Männer kommen nicht mehr im Anzug, Frauen nicht mehr im Kostüm zur Arbeit, es geht grundsätzlich viel entspannter zu als in den 1950er-Jahren. Doch in einem Bereich hält man an altmodischen Normen fest: in der schriftlichen Kommunikation. Besonders in der Kundenkorrespondenz wird oftmals sehr altbacken formuliert. Modern schreiben? Auf diese Idee kommt man in vielen Büros gar nicht.
In diesem Artikel sehen wir uns an, warum du auch im Job modern schreiben solltest und wie du dich von altmodischen Formulierungen trennst.
Warum du auch beruflich modern schreiben solltest
Ein veralteter Schreibstil beeinflusst das Image eines Unternehmens. Wer altmodisch schreibt, wirkt auch so: angestaubt, nicht zeitgemäß, aus der Mode gekommen. Diese Art der Kommunikation schafft Distanz und kann ungewollt eine Hierarchie zwischen Unternehmen und Kundschaft aufbauen.
Aber das ist nur eine Folge eines unmodernen Schreibstils. Tatsächlich wirkt sich ein solcher auch auf die Verständlichkeit eines Textes aus. Überholte Formulierungen sind für Interessentinnen und Kunden schlicht schwieriger zu lesen und sorgen für mehr Missverständnisse.
Es geht aber auch anders: Du kannst im Namen deines Unternehmens so schreiben, dass deine Texte gerne gelesen und gleich verstanden werden. Du kannst so formulieren, dass Kundinnen und Kunden sich respektiert und wertgeschätzt fühlen.
Eine frische, moderne Kommunikation kann auch ein Wettbewerbsvorteil sein. Denn heute können sich Konsumentinnen in fast jedem Bereich zwischen Dutzenden Anbieter entscheiden. Ein Unternehmen, das auf der Höhe der Zeit und persönlich wirkt, hat da oft die besseren Chancen.
Stellt sich nur die Frage: Wie schreibt man denn modern?
7 Maßnahmen für modernes Schreiben
Um modern zu schreiben, musst du dir eigentlich nur zwei Dinge zu Herzen nehmen:
- Schreibe, wie du sprichst.
- Denke immer an deine Leserinnen und Leser.
Das war’s! Zugegeben, das ist etwas abstrakt und als Laie kannst du dir darunter vielleicht nicht viel vorstellen. Also lass mich dir sieben konkrete Maßnahmen zeigen, wie du modernere Texte schreiben kannst.
1. Streiche Papierwörter
Es gibt Wörter, die werden eigentlich nur in der Schriftsprache verwendet. Und das lässt sie ziemlich steif und förmlich klingen. Es sind so Ausdrücke wie:
- hiermit
- im Rahmen von
- bezugnehmend auf
- ferner
- gemäß
- beiliegend
- seitens
- hinsichtlich
- nachfolgend
- zur Verfügung stellen
Das Ding ist: Du brauchst diese Ausdrücke nicht. Diese Begriffe kannst du in den meisten Fällen einfach weglassen oder durch eine weniger förmliche Ausdrucksweise ersetzen.
Ich zeige dir mal, wie man typische Sätze mit diesen veralteten Ausdrücken moderner formulieren kann:
Hiermit bestätigen wir den Eingang Ihrer Bewerbungsunterlagen.
Wir haben Ihre Bewerbungsunterlagen erhalten.
Ferner bitten wir Sie, die beigefügten Verträge sorgfältig zu prüfen.
Bitte prüfen Sie die beigefügten Verträge sorgfältig.
Beiliegend erhalten Sie unsere aktuelle Broschüre mit detaillierten Produktinformationen.
Sie erhalten heute auch unsere aktuelle Broschüre mit detaillierten Produktinformationen.
Seitens der Geschäftsführung wurde die Entscheidung einstimming getroffen.
Die Geschäftsführung hat die Entscheidung einstimmig getroffen.
Hinsichtlich der Lieferzeiten bitten wir um etwas Geduld.
Die Lieferung dauert noch. Wir bitten um etwas Geduld.
💡 Merke: Wenn du ein Wort verwendest, dass du niemals in einer Unterhaltung einbauen würdest, ist das ein Anzeichen dafür, dass du altmodisch formulierst. Wenn du modern schreiben möchtest, finde eine andere Möglichkeit, dich auszudrücken.
2. Vermeide den „Wir-Stil“
Wenn du nicht für dich selbst im Privaten, sondern im Namen deiner Firma schreibst, schleicht sich oft ein „Wir-Stil“ ein. Das liest sich dann so:
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass sich unsere Öffnungszeiten geändert haben.
Wir bedanken uns für Ihre Anfrage und werden uns zeitnah bei Ihnen melden.
Wir stehen Ihnen bei Rückfragen jederzeit gerne zur Verfügung.
Wir danken Ihnen herzlich für Ihr Vertrauen bedanken.
Es ist vollkommen ok, von „wir“ zu sprechen, wenn du im Namen deines Unternehmens schreibst. Ganz oft wird „wir“ aber verwendet, um eine gewisse Distanz herzustellen, um Kundinnen nicht direkt ansprechen zu müssen oder um zu verstecken, wer genau denn etwas macht (um, falls etwas schiefgeht, nicht schuld zu sein). Und das wirkt dann sehr behäbig.
Probier doch stattdessen mal aus, so zu formulieren:
Ein Hinweis: Unsere Öffnungszeiten haben sich geändert.
Danke für Ihre Anfrage. Wir melden uns zeitnah bei Ihnen.
Sie haben noch Fragen? Rufen Sie uns einfach an!
Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen!
Das klingt frischer und authentischer, findest du nicht?
3. Lass den Konjunktiv sein
In der Kundenkommunikation ebenfalls sehr beliebt: in der Möglichkeitsform zu sprechen. Hauptsächlich, weil das als höflich gilt. Ich meine so Formulierungen wie:
Wir möchten Sie darauf hinweisen, dass bei Stornierung eine Gebühr anfällt.
Wir würden uns freuen, wenn Sie uns Ihre Teilnahme bis zum 1. April bestätigen.
Wir möchten Sie an Ihre anstehende Abonemmentverlängerung erinnern.
Sollten Sie weitere Fragen haben, wenden Sie sich jederzeit an unseren Kundenservice.
Das ist freundlich gemeint, wirkt aber umständlich und indirekt. Du kannst auch ohne Konjunktiv höflich formulieren:
Falls Sie doch nicht teilnehmen können, berechnen wir eine Stornierungsgebühr.
Bestätigen Sie uns Ihre Teilnahme bitte bis zum 1. April.
Ihr Abonnement wird bald verlängert.
Unser Kundenservice beantwortet Ihnen gerne Ihre Fragen.
Das Geheimnis ist, das zu schreiben, was man sagen will; statt erstmal anzukündigen, dass ich etwas möchte (wir möchten Sie darauf hinweisen vs. wir weisen sie darauf hin).
💡 Merke: Modern schreiben heißt in vielen Fällen einfach schreiben.
4. Modernisiere Floskeln und Standardsätze
Vor allem wenn dein Unternehmen seit Jahren die gleichen Floskeln verwendet, ist es Zeit für einen moderneren Schreibstil.
Es gibt ein paar übliche Verdächtige, die in fast allen Geschäftsbriefen vorkommen:
Sehr geehrte Damen und Herren
Wir möchten uns für die Unannehmlichkeiten entschuldigen.
Bei Rückfragen stehen wir Ihnen jederzeit zur Verfügung.
Bitte zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.
Mit freundlichen Grüßen
Die immer gleichen abgenutzten Sätze werden entweder von deinen Kundinnen und Kunden gar nicht mehr wahrgenommen (Ich nenne es das „Zu Risiken und Nebenwirkungen …“-Phänomen) oder als nicht aufrichtig empfunden. Sollten Sie deinen Text jemandem vorlesen, würden sie diese Stellen wahrscheinlich mit einem kurzen „blablabla“ überspringen.
Wie kannst du solche Sätze, die ja durchaus Inhalt transportieren, moderner schreiben? Statt „Sehr geehrte Damen und Herren“ kannst du „Guten Tag“ schreiben oder die jeweilige Empfängerin persönlich ansprechen („Sehr geehrter Herr Schulze“, „Guten Tag, Frau Müller“). „Mit freundlichen Grüßen“ lässt sich durch viele verschiedene Grußformeln ersetzten, etwa „Schöne Grüße aus Berlin“ oder schlicht „Herzliche Grüße“.
Was ist mit den anderen Floskeln, die ich als Beispiel genannt habe? Hier ein paar Ideen:
Es tut uns leid, dass diese Verzögerung Ihre Pläne durchkreuzt hat.
Unsere Expertinnen erreichen Sie unter der 0911/123456. Klingeln Sie einfach durch, falls noch Fragen offen sind.
Unser Serviceteam ist da, um Sie zu beraten. Alles, was sie tun müssen, ist die 0911/123456 zu wählen.
5. Nutze Verben statt Substantive
Wenn du in den Nachrichten Politiker-Statements hörst, denkst du dir dann: „Wow, diese Person ist ja wahnsinnig hip und am Puls der Zeit?“. Ich antworte mal für dich: Nein, tust du nicht. Du empfindest viele Politiker als steif und oft als altbacken. Und das liegt hauptsächlich daran, wie sie sprechen. Nämlich im Nominalstil.
Das unterscheidet sie vom Großteil der Bevölkerung. Denn wir Normalsterblichen sprechen im Verbalstil. Wir verwenden beim Sprachen also mehr Verben als Nomen. Wenn wir schreiben, mutieren wir aber zu kleinen Politikerinnen. Dann switchen auch wir zum Nominalstil, weil wir denken das sei seriöser. Und deshalb lesen sich unsere Texte altmodisch. Verben machen sie hingegen moderner.
Überzeug dich selbst:
Die Geschäftsführung hat die Entscheidung einstimmig getroffen.
Die Geschäftsführung hat einstimmig entschieden.
Eine Abonnementverlängerung steht bevor.
Ihr Abonnement verlängert sich bald.
Die Durchführung der Systemumstellung erfolgt am kommenden Freitag.
Wir stellen das System am Freitag um.
Ich bitte Sie um Übersendung der fehlenden Unterlagen bis zum 10. April.
Bitte senden Sie mir die fehlenden Unterlagen bis zum 10. April zu.
Wenn du Verbalstil nutzt, verstehen deine Kundinnen schneller, was du Ihnen sagen willst. Sie empfinden dein Unternehmen als sympathischer, weil es sich direkt und aktiv ausdrückt.
6. Schreibe im Aktiv statt im Passiv
Eng mit dem Nominalstil verknüpft ist das Passiv. Passiv ist was für Behörden, und Behörden gelten allgemeinhin nicht als modern.
Sieh dir diese Sätze an:
Ihre Bestellung wurde erfolgreich aufgegeben.
Die Anfrage wird bearbeitet und in Kürze beantwortet.
Ihr Anliegen wird derzeit geprüft.
Die Zahlung muss bis zum 15. Mai erfolgen.
Sowas liest du ganz häufig in Geschäftskorrespondenz. Welches Gefühl hast du dabei? Also ich empfinde solche Sätze nicht gerade als freundlich oder persönlich. Und schon gar nicht als zeitgemäß.
Moderner und freundlicher schreibst du, indem du aktiv ausdrückst, wer etwas tut. Das resultiert dann in solchen Sätzen:
Sie haben erfolgreich bestellt.
Wir bearbeiten Ihre Anfrage und beantworten Sie in Kürze.
Unsere Serviceabteilung prüft Ihr Anliegen derzeit.
Bitte zahlen Sie bis zum 15. Mai.
Wenn du im Aktiv schreibst, wird gleich klar, was Sache ist. Das macht Sätze verständlicher und sympathischer.
7. Bilde simple statt Schachtelsätze
Du weißt sicherlich, dass Schachtelsätze nicht schön sind. Aber du verfasst sie dann doch immer wieder. Vielleicht denkst du dir: „Ich würde ja einfachere Sätze schreiben, aber der Sachverhalt, den ich zu kommunizieren habe, ist nun mal komplex.“
Darauf antworte ich dir: Gerade, wenn du Kompliziertes zu erklären hast, solltest du Schachtelsätze vermeiden. Denn sie machen nichts klarer, sondern alles nur noch schwieriger zu verstehen. Kürzere, einfacher Sätze sorgen hingegen für Klarheit.
Hier beobachte ich oft Widerstand. Denn viele Leute befürchten (wenn auch nur insgeheim), dass kurze, einfache Sätze sie weniger kompetent wirken lassen. Nach dem Motto: „Wer soll mich denn ernstnehmen, wenn ich Texte wie eine Viertklässlerin schreibe?!“
Das ist ein nachvollziehbarer Gedanke, aber auch ein eitler. Es geht nämlich nicht um dich, sondern um deine Leserinnen und Leser. Möchtest du, dass sie dich verstehen? Ja? Dann mach deine Sätze nicht kniffliger, als sie sein müssen. Wenn man versteht, was du ausdrücken möchtest, wird dich niemand für nicht professionell genug halten.
Merke: Schachtelsätze sind was fürs 20. Jahrhundert.
Fazit: Modernes Schreiben erfordert Übung
Wenn du versuchst, diese Tipps umzusetzen und dabei auf innere Widerstände stößt, kann ich dich beruhigen: Du bist damit nicht allein.
Wir sind alle eine eher altmodische Ausdrucksweise in der geschäftlichen Korrespondenz gewöhnt. Deshalb kann es auf uns erst mal unhöflich, unprofessionell oder zu simpel wirken, modern zu schreiben.
Doch modern heißt nicht unhöflich und locker ist nicht gleichbedeutend mit unseriös. Es ist mehr als ok, Sprache zu modernisieren. Schließlich schreibt heutzutage ja auch niemand mehr „hochachtungsvoll verbleibe ich“. Aber irgendwann fand mal jemand, dass man das nur so schreiben könne. Denn „Mit freundlichen Grüßen“ sei ja viel zu unprofessionell …
