„Verständlich“ schreiben ist doch ganz einfach: V – E – R – S – T – Ä – N – D – L – I – C – H. Wo liegt das Problem?!
Ach halt: Es geht darum, Texte so zu schreiben, dass die Menschen, für die sie gedacht sind, sie wirklich verstehen?
Verstehe. In diesem Fall muss ich etwas weiter ausholen.
Warum es so wichtig ist, verständlich zu schreiben
Meiner Erfahrung nach sorgen sich viele Menschen beim Schreiben eher um Kommasetzung, um unschönen Stil oder um vage „peinliche Fehler“. Sie fragen sich häufiger: „Klingt das gut?“ als: „Versteht man das auch?“
Außer du trittst bei einem Poetry-Slam oder beim Ingeborg-Bachmann-Preis an, ist es aber gar nicht entscheidend, wie dein Text klingt. Es ist natürlich nett, wenn er rund ist. Aber für die Texte, die die meisten von uns schreiben – E-Mails, Geschäftsbriefe oder Nachrichten an Kolleginnen – ist das Wichtigste, verstanden zu werden. Denn wir schreiben ja nicht um des Schreibens willen, sondern mit einem Ziel: um Aufgaben zu verteilen, Feedback zu geben, zu verhandeln, Kundenservice zu leisten, zu verkaufen usw.
Diese Ziele können wir nur erreichen, wenn unsere Adressatinnen unsere Texte wirklich verstehen. Ganz unverständlich sind Texte zwar selten. Doch in vielen lauern Stolperfallen: Sätze, die man liest, stockt, grübelt – und noch ein zweites Mal liest, in der Hoffnung, dass sie dann klarer werden.
Das kostet Zeit, führt zu Missverständnissen und wirft ein schlechtes Licht auf dich als Verfasserin. Deshalb sollte verständlich zu schreiben, bei jedem Text oberste Priorität haben.
Du glaubst vermutlich, dass du ohnehin schon verständlich formulierst. Niemand würde schließlich einen Text verschicken, den sie selbst für missverständlich hält. Doch genau hier liegt die Krux: Für dich ist dein Text immer verständlich – du weißt ja, was du sagen willst. Für deine Leserinnen muss das nicht der Fall sein.
Missverständnisse wirst du nie vollständig ausschließen können, weil sie oft auch beim Lesen entstehen. Deine Aufgabe ist es aber, so zu schreiben, dass deine Zielgruppe möglichst wenig Stolpersteine in deinem Text findet.
Wie schreibt man verständlich?
Sehen wir uns erst mal an, wie es zu Missverständnissen kommt.
Im Wesentlichen gibt es zwei Szenarien:
- Szenario 1: Dein Text ist inhaltlich missverständlich. Das ist der Fall, wenn du Wissen voraussetzt, das deine Leserinnen nicht haben, oder wenn dein Text logische Lücken oder argumentative Fehler enthält.
- Szenario 2: Dein Text ist sprachlich un- oder missverständlich. Das kann passieren, wenn du unklar formulierst, Grammatikfehler machst oder Wörter und Abkürzungen verwendest, die deine Leserschaft nicht kennt.
Wie lassen sich diese beiden Fehlerquellen vermeiden? Um sprachlich verständlich zu schreiben, musst du die Grundlagen guter Texte verstehen. Damit dein Text inhaltlich verstanden wird, musst du dich im Thema auskennen und deine Zielgruppe gut kennen. Kommt beides zusammen, erreichst du die größtmögliche Verständlichkeit.
Für Szenario 1 kann ich dir als Texterin nur bedingt Ratschläge geben.
Szenario 2 hingegen ist mein Fachgebiet. So sehr, dass ich ein ganzes E-Book darüber veröffentlicht habe.
Die zwei besten Tipps für verständliches Schreiben
Statt den gesamten Inhalt von „Der perfekte Text“ hier zusammenzufassen, gebe ich dir die zwei wichtigsten Tipps für mehr Verständlichkeit.
1. Mach deine Sätze nicht zu lang
Viele Menschen haben die Tendenz, Sätze immer weiterlaufen zu lassen. Statt sie mit einem Punkt abzuschließen, hängen sie mit Hilfe von Kommas Nebensatz an Nebensatz. Das erschwert das Lesen enorm.
Mehrere kurze Sätze sind leichter verständlich als ein langer, verschachtelter. Hier zwei Beispiele, wie das aussehen kann:
- Zu langer Satz: „Ich wollte dir nur mitteilen, dass das Meeting, das ursprünglich für Dienstag geplant war, jetzt doch verschoben wird, weil die Projektleiterin krank ist und wir uns deshalb wahrscheinlich nächste Woche neu abstimmen müssen.“
- Besser: „Das Meeting am Dienstag fällt aus, weil die Projektleiterin krank ist. Wir stimmen uns nächste Woche neu ab.“
- Zu langer Satz: „Da unser Angebot aufgrund der hohen Nachfrage und der beschränkten Produktionskapazitäten momentan nur in reduzierter Stückzahl verfügbar ist, bitten wir dich um Verständnis, dass es bei deiner Lieferung zu Verzögerungen kommt.“
- Besser: „Unser Angebot ist momentan nur in kleiner Stückzahl verfügbar. Grund dafür sind hohe Nachfrage und knappe Produktionskapazitäten. Wir bitten um Verständnis, dass sich deine Lieferung verzögert.“
2. Drück dich so einfach wie möglich aus
Wie du siehst, geht kürzere Sätze auch oft damit einher, Dinge einfacher auszudrücken. Hier schließt auch direkt meine nächste Empfehlung an: Schreibe (größtenteils) so, wie du auch sprichst.
Beim Schreiben wollen viele Menschen besonders kompetent wirken und formulieren deshalb unnötig umständlich und hochtrabend. Dabei geht es viel einfacher. Simple Wörter und kurze Sätze wirken nicht unprofessionell, sondern fördern die Verständlichkeit. „Benutzen“ ist verständlicher als „in Gebrauch nehmen“. „Jetzt“ ist besser als „zum gegenwärtigen Zeitpunkt”.
- Umständlich: „Zum gegenwärtigen Zeitpunkt ist es uns nicht möglich, dir eine verbindliche Rückmeldung zu geben.“
- Besser: „Im Moment können wir dir keine verbindliche Rückmeldung geben.“
- Umständlich: „Wir haben beschlossen, den Prozess einer grundlegenden Revision zu unterziehen.“
- Besser: „Wir haben beschlossen, den Prozess zu überarbeiten.“
Fazit: Verständlich schreiben heißt uneigennützig schreiben
Wenn du verständlich schreibst, erleichterst du deinen Leserinnen das Leben. Du sparst ihnen Zeit, reduzierst Missverständnisse und wirkst professioneller. Verständlichkeit ist der wichtigste Aspekt jeden Textes – egal ob Post-it-Nachricht oder Jahresabschlussbericht.
Verständlich schreiben bedeutet, Verantwortung zu übernehmen: zu akzeptieren, dass dein Text nicht für dich selbst da ist, sondern für deine Leserinnen. Und genau deshalb sollte Verständlichkeit immer an erster Stelle stehen.
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