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Wie erstellt man einen Contentplan oder Redaktionsplan mit dem Projektmanagement-Tool Trello

Wie du mit Trello einen superstrukturierten Content-Plan erstellt

Drei Dinge, die ich mag: einen Plan, Bloggen und Trello. Wie es der Zufall so will, passen sie wunderbar zusammen. Ich arbeite seit fünf Jahren mit Trello und habe in dieser Zeit an Dutzenden Boards (mehr zur Terminologie später) mitgewirkt. Und deshalb kann ich sagen: Trello ist perfekt, um einen Content-Plan fürs Bloggen zu erstellen – egal, ob du allein oder im Team arbeitest.

Warum brauche ich einen Content-Plan für meinen Blog?

Eine planungsfanatische Bloggerin zu fragen, warum man einen Content-Plan für seinen Blog braucht, ist ungefähr so, wie den Bundestagspräsidenten zu fragen, warum man eine Sitzungsordnung braucht.

Ohne Content-Plan ist es schwieriger, regelmäßig Blogbeiträge zu veröffentlichen, diese strukturiert zu erstellen und abwechslungsreichen Content zu veröffentlichen. Gerade, wenn man im Team an einem Blog arbeitet oder in ein größeres (Marketing-) Team eingebunden ist, führt kein Plan zu Chaos:

Wie ein Content-Plan für einen Blog aussehen sollte

Ein Blog-Redaktionsplan (wenn man im Team arbeitet) oder Content-Plan (wenn man Einzelkämpfer*in ist), sollte Folgendes festlegen:

Was ist Trello?

Trello ist ein ziemlich simples Projektmanagement-Tool. Es basiert auf der Kanban-Methode und wird im Browser ausgeführt (es muss also nichts heruntergeladen oder installiert werden).

Die Grundfunktionen von Trello sind kostenlos und reichen für einen Content-Plan vollkommen aus. Ich habe in zehnköpfigen Teams gearbeitet, die auch mit der kostenlosen Funktion mehr als zu Rande kamen. Unter den kostenpflichtigen Premiumfunktionen gibt es sicherlich Nützliches, vieles ist aber auch einfach Schnickschnack.

Wie Trello funktioniert

Wer Trello nutzen möchte, muss zunächst mal die drei grundlegenden Elemente des Tools verstehen:

Ein Board ist das Reich eines Users, seine Heimat in Trello. Ein Board ist erstmal nur eine leere Fläche, auf der er oder sie seine Aufgaben sortieren kann. Und zwar in Listen. Listen sind Spalten, die einem Thema zugeordnet werden. In diesen Listen können Karten erstellt werden. Sie entsprechen Aufgaben. Wenn bearbeitet wurden, können per Drag-and-Drop von Liste zu Liste verschoben werden.

Ein typisches Setup für einen Content-Plan in Trello sind drei Listen:

In der ersten Liste werden offene Aufgaben erstellt. Wenn die Bearbeitung beginnt, werden sie in „Doing“ verschoben. Wenn sie abgeschlossen sind, kommen sie in „Done“. So behalten Sie (und alle Kolleg*innen, die auf ihrem Board vorbeischauen) den Überblick über den Status der Aufgaben – das funktioniert natürlich nur, wenn du dein Trello-Board auch pflegst.

Das ist das Herzstück des Tools. Trello hat aber noch eine ganze Reihe weiterer Funktionen, die super nützlich sind:

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Schritt-für-Schritt-Anleitung: Wie man in Trello einen Content-Plan erstellt

Es gibt nicht nur einen richtigen Weg, um Trello als Content-Plan zu nutzen. Schließlich funktioniert die Content-Erstellung in jedem Team etwa anders. Ich zeige hier eine examplarische Vorgehensweise, die du an deine Anforderungen anpassen kannst.

Schritt 1: Trello-Board als Content-Plan aufsetzen

  1. Erstelle zunächst ein leeres Trello-Board und gebe ihm den Namen „Content-Plan“, „Redaktionsplan“, „Blog-Plan“ oder etwas ähnliches.
  2. Falls andere Personen an deinem Blog mitwirken, füge sie zum Board hinzu, damit sie Karten erstellen und kommentieren können.
  3. Erstelle drei Listen à la „To Do“, „In Progress“ und „Done“, also eine Liste für zu erstellende Blogartikel, eine für Beiträge in Bearbeitung und eine für fertiggestellte Posts.

Schritt 2: Befülle deinen Content-Plan

  1. Erstelle Karten für alle Blogartikel auf deinem Content-Plan.
  2. Nutze das Beschreibungsfenster, um genauere Angaben zu den Artikeln zu machen. Hier kannst du z. B. Folgendes eintragen:

    – Ziel des Beitrags
    – Blogkategorie
    – Inhalt
    – Gliederung
    – Keyword/s
    – Quellen
    – Links
    – gewünschter Call-to-Action

Schritt 3: Strukturiere deinen Trello-Content-Plan

  1. Falls du im Team arbeitest, füge die zuständigen Autor*innen bzw. beteiligte Personen zur jeweiligen Karte hinzu. Falls du über Änderungen benachrichtigt werden möchtest (etwa weil du Teamleiter*in bist), trete der Karte ebenfalls bei oder beobachte sie.
  2. Füge das geplante Veröffentlichungsdatum des Artikels als Frist hinzu.
  3. Füge eine Checkliste mit allen zu erledigten Schritten in der Artikelerstellung hinzu (du kannst diese bei zukünftigen Karten als Vorlage Muster auswählen). Das könnte etwa so aussehen:

    – Recherchieren
    – Gliederung erstellen
    – Erster Entwurf
    – Lektorieren lassen (erwähnen, verschieben, kommentieren)
    – Überarbeitung
    – Grafiken erstellen (lassen)
    – Einpflegen in CMS
    – Veröffentlichung
    – Auf Social Media teilen
    – In Gruppen teilen
    – Im Newsletter teilen
    – In E-Mail-Footer einpflegen

Schritt 4: Bearbeitung der Aufgaben

Wenn du mit der Bearbeitung einer Aufgabe beginnst, verschiebe die entsprechende Trello-Karte auf dem Content-Plan in die „In Progress“-Liste, damit du und deine Kolleg*innen sehen, dass du dran sind.

Hake dann die einzelnen Schritte der Checkliste ab, um zu signalisieren, wie weit fortgeschritten du bist.

Benötigest du Input oder Hilfe von anderen, kannst du sie in einem Kommentar mit @ erwähnen und um eine Antwort bitten. Füge zum Beispiel deinen ersten Entwurf als Anhang an und erwähne deinen Lektor oder deine Lektorin.

Zusatztipp: Sortiere die Karten in der „To Do“-Liste nach ihrem Fälligkeitsdatum. Gerade, wenn du viele Artikel geplant, aber diese nicht chronologisch angelegt hast, behältst du so besser den Überblick. Klicke dafür auf die drei Pünktchen rechts oben in der Spalte, wähle „Sortieren nach“ aus und dann „Fälligkeitsdatum“.

Schritt 5: „Done“

Sobald die Aufgabe erledigt ist, verschiebe die Karte in die „Done“-Liste. Du könntest die Karte auch archivieren. Das bedeutet, dass sie vom Board verschwindet, aber nicht gelöscht wird. Allerdings hast du so nicht die Möglichkeit, Informationen auf der Karte nochmals aufzurufen oder über die Suche zu finden.

Und so schnell bringst du mit Trello Ordnung in die Contenterstellung für deinen Blog! Das Ganze funktioniert natürlich genauso für Social-Media, ein Mitarbeitermagazin oder ähnliches.

Hast du noch Fragen? Stelle sie mir in den Kommentaren.

Julia Wißmeier

Julia Wißmeier

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