Nirgendwo wird steifer und umständlicher formuliert als in Geschäftsbriefen. Sie sollen schließlich „professionell“ und „seriös“ klingen. Dieser Anspruch sorgt allerdings oft dafür, dass sie unnötig kompliziert und ungelenk klingen.
Aber es geht auch anders! In diesem Artikel sehen wir uns sieben Geschäftsbriefe an. Ich zeige dir, was an ihnen gut und was weniger gut ist und wie man solche Schreiben verständlich, freundlich und modern formulieren kann.
5 Beispiele für verbesserungswürdige Geschäftsbriefe
Manche dieser Schreiben sind keine Geschäftsbriefe im klassischen Sinn, weil die Absender keine Unternehmen sind. Ich verwende den Begriff Geschäftsbrief, um diese Texte von privaten Briefen abzugrenzen, in denen sich Absenderin und Empfängerin persönlich kennen und deshalb nicht darauf aus sind, besonders förmlich zu klingen.
Geschäftsbrief Beispiel Nr. 1: Ein Schreiben vom Handwerker
Fangen wir mit einem klassischen Beispiel an: ein Geschäftsbrief von einem Handwerksbetrieb. Hier geht es schlicht darum, Bewohnerinnen und Bewohner darüber zu informieren, dass in ihrem Haus Reparaturen durchgeführt werden und die Wasserversorgung deshalb für ein paar Stunden unterbrochen werden muss.
Sehr geehrte Damen und Herren,
am 07. September werden in Ihrem Anwesen Installationsarbeiten an den Trinkwasserleitungen vorgenommen.
Die Wasserversorgung wird zwischen 10:00 – 12:00 Uhr komplett abgesperrt.
Nach der Wiederinbetriebsetzung der Wasserversorgung kann es kurzfristig zu Trübungen und Verfärbungen des Trinkswassers kommen. Dies ist unbedenklich und stellt keine Gesundheitsgefährdung dar.
Für eventuelle Lärmbelästigung bitten wir Sie im Voraus bereits um Ihr Verständnis.
Unseren verantwortlichen Mitarbeiter, Herrn K. erreichen Sie telefonisch unter:
0176/…
Mit freundlichen Grüßen
[Name des Handwerksbetrieb]
Analyse: Warum einfach, wenn es auch kompliziert geht?
Dieser Geschäftsbrief ist ein Paradebeispiel dafür, dass Unternehmen gleichzeitig zu kompliziert und zu vage schreiben.
Die Leserinnen erfahren nicht, welche Arbeiten genau durchgeführt werden, warum sie notwendig sind, wieso es laut werden kann und warum das Wasser danach getrübt ist.
Außerdem ist dieser Text hauptsächlich im Nominalstil und Passiv geschrieben („Installationsarbeiten an der Trinkwasserleitung vorgenommen“, „Wiederinbetriebsetzung“, „stellt keine Gesundheitsgefährdung dar“). Das macht ihn weniger zugänglich und schwieriger zu lesen.
Gerade in einer Großstadt muss ich aber damit rechnen, dass nicht alle Mieterinnen im Haus so gut Deutsch sprechen, als dass diese relativ schwierigen Formulierungen verstehen könnten.
So geht's besser
Der Inhalt dieses Geschäftsbriefs liese sich viel simpler formulieren, zum Beispiel so:
Sehr geehrte Damen und Herren,
am 7. September werden Mitarbeiter unseres Betriebs in Ihrem Haus Arbeiten an den Trinkwasserleitungen durchführen.
Deshalb muss das Wasser im gesamten Haus zwischen 10 und 12 Uhr abgestellt werden. In dieser Zeit kommt kein Wasser aus den Leitungen. Es wird nicht möglich sein, zu duschen, Wäsche oder Geschirr zu waschen oder die Toilette zu spülen.
Anschließend kann es sein, dass das Wasser für kurze Zeit getrübt oder verfärbt aus der Leitung kommt. [An dieser Stelle wäre es hilfreich zu erklären, warum das so ist: Das liegt daran, dass … ]. Beides ist ungefährlich. Lassen Sie das Wasser einfach so lange laufen, bis es klar ist.
Wir bitten Sie im Voraus um Entschuldigung, falls es bei den Arbeiten laut wird.
Falls Sie Fragen haben, erreichen Sie unseren Mitarbeiter Herrn K… unter dieser Telefonnummer: 0176/…
Freundliche Grüße
[Name des Handwerksbetriebs]
Geschäftsbrief Beispiel Nr. 2: Eine Nachricht vom Verein
Das zweite Schreiben kommt von einem Verein, über den ich an einem Erste-Hilfe-Kurs teilgenommen habe.
Im Kurs wurde uns gesagt, dass wir unsere Teilnahmebescheinigung im Anschluss vom Verein zugeschickt bekämen. Wie du in diesem Schreiben erfährst, fand der Kurs im September statt, der Nachweis kam aber erst im Januar.
Sehr geehrte Frau Wißmeier,
beiliegend erhalten Sie die Bestätigung Ihrer erfolgreichen Teilnahme an der „Betrieblichen Erste-Hilfe-Ausbildung“ vom 25.09.2023.
Die Verzögerung bei der Zustellung der Nachweise bitten wir zu entschuldigen.
Wir wünschen noch ein gutes, gesundes neues Jahr.
Mit freundlichen Grüßen
[Vereinsname]
Analyse: Warum eine andere Tonalität?
Im Verein duzt man sich eigentlich. Trotzdem ist dieses Schreiben sehr förmlich und steif formuliert („beiliegend“, „Bestätigung Ihrer erfolgreichen Teilnahme“„Verzögerung bei der Zustellung“).
Man hätte ruhig etwas lockerer schreiben können. Mich hat dieser Stil beim ersten Lesen irritiert, weil ich diese Tonalität vom Verein nicht gewohnt bin.
So geht's besser
Ich hätte im Brief geduzt, aber ich behalte in meinem Vorschlag das Sie bei, um zu zeigen, dass sich siezen und lockere Sprache durchaus vereinbaren lassen:
Sehr geehrte Frau Wißmeier,
wir schicken Ihnen heute Ihre Teilnahmebescheinigung für die betrieblichen Erste-Hilfe-Ausbildung vom 25. September 2023.
Es tut uns leid, dass Sie den Nachweis erst jetzt erhalten. Die Verzögerung bietet uns jedoch die Gelegenheit, Ihnen von Herzen ein gesundes neues Jahr zu wünschen.
Freundliche Grüße
[Vereinsname]
Geschäftsbrief Beispiel Nr. 3: Infobrief von der Stadt
Den nächsten Geschäftsbrief hat kein Unternehmen geschrieben, sondern ein Amt der Stadt Fürth.
In meiner Nachbarschaft wurde (mal wieder) gebaut. Und weil das dieses Mal ein größeres Projekt war, hat die Stadt allen Anwohnerinnen und Anwohner einen Infobrief geschickt, der erklärt, was genau gemacht wird und wie lange es sich wohl hinziehen wird.
Sehr geehrte Damen und Herren,
sehr geehrte Anlieger,
zu Ihrer Information teilen wir Ihnen mit, dass voraussichtlich ab dem 25.07.2022 mit den Straßenbauarbeiten in der …straße zwischen …-….-Straße und … Straße begonnen wird. Es handelt sich um den Neubau eines Gehwegs auf nördlicher Seite, Parkbuchten auf südlicher Seite sowie der Erneuerung der gesamten Asphaltschicht.
Die Arbeiten können leider arbeitstechnisch nur unter Vollsperrung erfolgen.
Der Anliegerverkehr soll so weit wie möglich aufrecht erhalten bleiben. Es kann jedoch zu kurzfristigen Behinderungen kommen (Asphaltierung, etc.). Es wird seitens der Baufirma versucht, die Behinderungen gering zu halten und die Zugänge und Zufahrten zu den Anwesen zu ermöglichen.
Die Bauabeiten werden bis voraussichtlich spätestens Ende November 2022 abgeschlossen sein.
Von Seiten der Stadt führt findet jeden Montag um 15:00 Uhr ein gemeinsamer Ortstermin statt (Treffpunkt …), an dem Sie als Anlieger jederzeit teilnehmen können, um uns Ihre Wünsche oder Anregungen mitzuteilen.
Für weitere Fragen stehen wir Ihnen unter der Telefonnummer 0911-…. zur Verfügung.
Wir bitten um Ihr Verständnis für die Baumaßnahme und hoffen auf ein gemeinschaftliches Gelingen.
Analyse: Gute gemeint, nicht so gut gemacht
Ich finde es toll, dass die Stadt mir diesen Brief geschrieben hat. Meistens ploppt nämlich einfach eine Baustelle auf und man hat keine Ahnung, warum.
Allerdings ist auch dieser Text unnötig umständlich formuliert („zu Ihrer Information“, „es wird seitens der Baufirma versucht“, „es handelt sich um den Neubau“). Und er schafft es meiner Meinung nach nicht, den Mehrwert der Bauarbeiten herauszustellen und damit Verständnis zu schaffen für die Umstände, die den Anwohnerinnen bereitet werden.
Außerdem ist dieser Geschäftsbrief stilistisch alles andere als ein Meisterwerk. Wieso wird zum Beispiel als Grußformel „sehr geehrte Damen und Herren, sehr geehrte Anlieger“ verwendet? Werden die Anliegerinnen nicht sehr geehrt? Und dass „die Arbeiten … arbeitstechnisch nur unter Vollsperrung erfolgen“ können, hätte man auch eleganter ausdrücken können.
So geht's besser
So hätte man diesen Brief auch schreiben können:
Sehr geehrte Anliegerinnen und Anlieger,
voraussichtlich ab dem 25. Juli 2022 beginnen Straßenbauarbeiten in Ihrer Nachbarschaft, die Sie vermutlich beeinträchtigen werden. Nämlich in der …straße zwischen der …-…-Straße und der … Straße.
Was wird gemacht? Auf nördlicher Seite wird ein Gehweg neu geschaffen, auf südlicher Seite Parkbuchten eingerichtet und anschließend die gesamte Straße neu asphaltiert.
Leider muss die gesamte Straße für diese Arbeiten für den Verkehr gesperrt werden. Wir werden uns bemühen, den Anliegerverkehr aufrechtzuerhalten. Es kann jedoch zu kurzfristigen Behinderungen kommen, z. B. wenn asphaltiert wird. Die Baufirma, die die Arbeiten ausführt, wird versuchen, die Zugänge und Zufahrten zu Ihren Häusern stets offen zu halten.
Wir rechnen damit, dass die Arbeiten Ende November abgeschlossen sein werden.
Die Stadt Fürth wird während der Bauarbeiten jeden Montag um 15 Uhr einen Ortstermin abhalten, bei dem Sie uns Ihre Wünsche und Anregungen mitteilen können. Treffpunkt ist …
Sollten Sie Fragen zu den Arbeiten oder ihren Auswirkungen haben, rufen Sie uns gerne an. Sie erreichen uns unter 0911/ …
Wir wissen, dass Ihnen diese Bauarbeiten Umstände bereiten werden. Deshalb geben wir unser Bestes, sie so schnell und reibungslos wie möglich abzuschließen, damit Ihnen bald ein zweiter sicherer Gehweg, mehr Parkmöglichkeiten und eine angenehme Fahrbahn zur Verfügung stehen. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis.
Geschäftsbrief Beispiel Nr. 4: Erinnerung einer Autowerkstatt
Dieser Brief stammt von der Autowerkstatt meines Vertrauens, die mich freundlicherweise daran erinnert, dass mein Wagen zum TÜV muss.
Sehr geehrte Frau Wißmeier,
sehr gerne möchten wir Sie an die Fälligkeit Ihres TÜV/AU Prüf-Termins von Ihrem Fahrzeug erinnern.
Wenden Sie sich gerne in Bezug auf eine Terminabssprache an uns.
Die nächsten TÜV-Termine sind am 02. Februar/nachmittags, 10. Februar/vormittags, 16. Februar nachmittags und am 24. Februar/vormittags bei uns im Hause.
Bitte nehmen Sie gerne bei Bedarf unseren kostenfreien Hol- und Bring-Service (bis 10 km) in Anspruch.
Mit freundlichen Grüßen
[Autowerkstatt]
P.S. Gönnen Sie Ihrem Fahrzeug zwischendurch eine Autowäsche in unserer modernen Soft-Waschanlage. Werktags von 07.00-19.00 Uhr, samstags von 08:00-15:00 Uhr geöffnet.
Analyse: Freundlich geht auch einfacher
Auch diese Erinnerung finde ich einen guten Service – der Brief ist stilistisch allerdings ganz schlimm. Man bemüht sich, sehr freundlich zu klingen(„sehr gerne möchten wir Sie erinnern“, „wenden Sie sich gerne an uns“, „Bitte nehmen Sie gerne bei Bedarf“). Das Resultat ist aber leider ein stockender Text mit einer Reihe ungelenker Formulierungen.
So geht's besser
Ich weiß, wie die Damen und Herren in diesem Betrieb mit Kundinnen sprechen – nämlich sehr viel lockerer. Und wenn Sie sich an Ihrer mündlichen Ausdrucksweise orientiert hätten, wäre ein besserer Text dabei herausgekommen. Er hätte etwa so klingen können:
Sehr geehrte Frau Wißmeier,
für Ihr Fahrzeug steht bald die TÜV/AU-Prüfung an. Unser Team vereinbart gerne einen Termin mit Ihnen. Rufen Sie uns einfach an.
Die nächsten TÜV-Termine in unserer Werkstatt finden statt am:
- 2. Februar (Nachmittag)
- 10. Februar (Vormittag)
- 16. Februar (Nachmittag)
- 24. Februar (Vormittag)
Übrigens: Wenn Sie weniger als 10 Kilometer von unserer Werkstatt entfernt wohnen, steht Ihnen am Tag Ihres Termins unser kostenloser Hol- und Bring-Service zur Verfügung.
Freundliche Grüße
[Autowerkstatt]
PS: Gönnen Sie Ihrem treuen Gefährt eine Dusche. Unsere moderne Autowaschanlage ist werktags von 7 bis 19 Uhr und samstags von 8 bis 15 Uhr geöffnet.
Geschäftsbrief Beispiel Nr. 5: Erinnerungsschreiben einer Arztpraxis
Beim nächsten Geschäftsbrief handelt es sich wiederum nicht um ein klassisches Geschäft. Sondern um eine Arztpraxis, die mich netterweise erinnert, einen Krebsvorsorgetermin auszumachen.
Sehr geehrte Frau Wißmeier,
auf Wunsch vieler Patientinnen erinnern wir nach einem Jahr an den fälligen Termin für die Krebsvorsorgeuntersuchung.
Sie waren im November 2023 bei uns zur Vorsorgeuntersuchung gewesen.
Falls Sie zwischenzeitlich noch keine Vorsorgeuntersuchung gemacht haben, können Sie gerne in unserer Praxis einen Termin vereinbaren. Bitte bringen Sie zu diesem Termin Ihren Impfpass mit.
Sie erreichen uns telefonisch täglich von 8.00 Uhr bis 12.30 Uhr und von 14.00 bis 18.00 Uhr.
Tel: 0911-…
Mit freundlichen Grüßen
[Ärztinnen]
Analyse: Muss es überhaupt ein Brief sein?
Auch hier sage ich: Danke für die Erinnerung! Mein Zahnarzt schickt solche Reminder allerdings per SMS. Ich finde, eine Kurznachricht reicht vollkommen aus.
Denn diese Schreiben hat mehr Wörter als Inhalt. Ich muss nicht wissen, dass sich viele Patientinnen eine Erinnerung wünschen.
Außerdem gibt es ein paar Dinge in diesem Geschäftsbrief, die man präziser hätte formulieren können (soll ich zur Terminvereinbarung oder zum Vorsorgetermin meinen Impfpass mitbringen?).
So geht's besser
Ich würde diesen Brief auf drei Sätze reduzieren:
Sehr geehrte Frau Wißmeier,
Ihre letzte Krebsvorsorgeuntersuchung in unserer Praxis war im November 2023. Gerne können Sie ab jetzt einen Termin für ihre nächste jährliche Vorsorgeuntersuchung ausmachen.
Sie erreichen uns telefonisch von Montag bis Freitag zwischen 8:00 und 12:30 Uhr sowie zwischen 14 und 18 Uhr. [Mögliche Ergänzung an dieser Stelle: Oder vereinbaren Sie Ihren Termin direkt online über unsere Website www. …. .de]
Freundliche Grüße
[Ärztinnen]
2 Beispiele für hervorragend formulierte Geschäftsbriefe
Genug gemeckert. Vor Kurzem habe ich zwei Geschäftsbriefe erhalten, die ich für äußerst gelungen halte. Ich will sie dir nicht vorenthalten.
Geschäftsbrief Beispiel Nr. 6: Ein Schreiben meiner Bank
Traditionell sind Geschäftsbriefe von Banken mit das schlimmste formelle Geschreibsel, was einem unterkommen kann. Aber nicht bei der DKB! Sie hat mir eine neue Bankkarte geschickt und das Begleitschreiben ist ein Traum.
Hallo Julia Wißmeier,
hier kommt deine neue Visa Debitkarte. Damit du mit deiner Karte zahlen kannst, musst du sie jetzt nur noch aktivieren. Melde dich dafür in der DKB-App oder im Banking an. Gehe zu Karten > wähle deine Debitkarte aus > Wunsch-PIN ändern. Nach Auswahl deiner PIN ist die Karte aktiviert.
Bitte aktualisiere die Kartendaten bei Diensten, bei denen deine Karte dauerhaft hinterlegt ist, z. B. Amazon, Netflix, PayPal, Apple Pay und Google Pay.
Deine alte Karte kannst du z. B. durch Zerschneiden vernichten. Achte dabei bitte darauf, alle Daten unkenntlich zu machen. In Ausnahmefällen, z. B. bei Bahntickets verbleibt das Ticket auf der alten Karte. Wenn dir deine Visa Debitkarte noch vorliegt, vernichte diese bitte erst, wenn die Reise beendet ist.
Bitte beachte, dass du Visa Secure für die Freigabe von Online-Zahlungen ggf. erneut aktivieren musst. Um zu prüfen, ob eine erneute Aktivierung erforderlich ist, gehe in der DKB-App auf Karten > Online-Zahlungen freigeben. Wähle vorher die entsprechende Karte aus.
Die Sicherheit deiner Karten hat für uns oberste Priorität. Gleichzeitig ist es sehr wichtig, dass du im Umgang mit deinen Daten wachsam bist, damit wir dein Banking, deine Karten und dein Geld schützen können. Mehr unter dkb.de/sicherheit.
Viele Grüße
deine DKB
Analyse: Es gibt nichts auszusetzen!
Ich habe keine Kritik, sondern nur Lob! Dieser Text zeigt, dass man Geschäftsbriefe professionell, aber dennoch locker formulieren kann.
Du siehst, dass meine Bank mich zwar duzt, aber mit Vor- und Nachnamen anspricht. Das finde ich einen guten Kompromiss. Nur Julia genannt zu werden, würde mich stören. Ich bin ja schließlich DKB-Kundin und nicht DKB-Kumpeline.
Hier sind einige weitere Dinge, die mir positiv aufgefallen sind:
- Man weist mich in diesen Schreiben auf mehrere wichtige Details hin (Kontodaten bei Diensten aktualisieren, Ausnahme bei der Bahn), obwohl das der Bank wurscht sein könnte. Das ist nicht ihre Verantwortung. Trotzdem macht sie darauf aufmerksam.
- Es steht nicht einfach nur „Bitte vernichte deine alte Karte“ da, wie das viele andere Unternehmen tun würden. Sondern man erklärt mir, wie ich das am besten machen kann und was ich dabei beachten soll. So macht es auch der dümmste Kunde richtig.
- Im letzten Absatz steht sinngemäß „wir können auch nicht zaubern, sei bitte kein Idiot“. Aber die DKB hat einen Weg gefunden, dass freundlich zu formulieren. Chapeau!
- Passiv oder Nominalformulierungen sucht man in diesem Text vergeblich. Darin steht „du musst sie noch aktivieren“, „melde dich dafür“, „bitte aktualisiere“ und „bitte beachte“. Bei anderen Geldhäusern würde man an dieser Stelle „die Aktivierung ist erforderlich“, „durch Anmeldung auf“, „die Aktualisierung ist notwendig“ und „wir bitten um Beachtung“ lesen.
- Außerdem gibt es stilgerecht keine altmodischen Phrasen. Kein „angefügt an dieses Schreiben finden Sie Ihre neue Debitkarte“, sondern gerade heraus: „hier kommt deine neue Visa Debitkarte“.
Geschäftsbrief Beispiel Nr. 7: Post von der Post
Einen förmlicheren Stil pflegt die Deutsche Post. Glücklicherweise hat sie aber ihre Behördenvergangenheit hinter sich gelassen und formuliert ihre Geschäftsbriefe einfach und klar.
Der Anlass für dieses Schreiben war, dass ein Päckchen lädiert und in einer Deutsche-Post-Plastiktüte gesteckt bei mir ankam. Ich bin mir recht sicher, dass die Absenderin Schuld ist, dass die Sendung auseinandergefallen ist. Dennoch entschuldigt sich die Post bei mir.
Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,
die für Sie bestimmte bzw. von Ihnen versendete Sendung wurde leider beschädigt. Hierfür bitten wir Sie um Entschuldigung.
Unser Ziel ist es, alle uns anvertrauten Sendungen in einwandfreiem Zustand auszuliefern. Wir bedauern, dass es uns in Ihrem Fall nicht gelungen ist.
Sollte der Inhalt, ein Teil des Inhalts fehlen oder haben Sie Fragen, rufen Sie uns einfach an – wir sind gerne für Sie da.
Mit freundlichen Grüßen
Ihr Kundenservice
Analyse: So geht professionell und seriös
Ja, das Ganze ist nicht so locker wie bei der DKB. Aber stilistisch und inhaltlich gibt es nichts auszusetzen.
Es wird alles klar:
- worum es geht
- warum man sich entschuldigt
- was ich tun kann, falls ich unzufrieden bin
Und das alles in nur drei Sätzen!
Außerdem positiv zu erwähnen: Die Post hat es geschafft, mit nur einem Schreiben viele Szenarien abzudecken:
- falls die Sendung beschädigt oder verunreinigt ist
- falls alles oder nur ein Teil fehlt
- falls die Sendung an die Empfängerin oder an die Absenderin (zurück) geht
Fazit: Geschäftsbriefe müssen nicht steif formuliert werden
Die sieben verschiedenen Szenarien in diesen Schreiben zeigen, wie wichtig schriftliche Kommunikation im Berufsleben ist. Selbst wenn du Sanitärinstallateurin oder Arzthelfer bist, kann es sein, dass du Geschäftsbriefe schreiben musst.
Diese Schreiben demonstrieren aber auch, wie fest altmodische, umständliche Formulierungen noch in den Köpfen verankert sind. Dabei wäre es doch für alle Beteiligten besser, Geschäftsbriefe einfacher zu formulieren. Dann ginge es schneller von der Hand und es käme zu weniger Missverständnissen.
Falls du mehr Input für moderne Geschäftsbriefe brauchst, empfehle ich dir diese Blogartikel:
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